Alati za upravljanje
Zašto koristiti alate za upravljanje dokumentima?
U današnjem ubrzanom poslovnom svijetu, efikasna obrada informacija i dokumenata od ključne je važnosti. Ostvarite poslovnu prednost uz mogućnost pohrane, pristupa i pribavljanja podataka. Zaštitite se od svih oblika povrede povjerljivosti podataka te kroz novu razinu učinkovitosti i proaktivnosti podignite osjećaj sigurnosti, kako zaposlenika, tako i svojih klijenata
- Brzo pronađite svoje informacije
- Imajte pregled nad svim procesima i zadaćama
- Oslobodite svoj ured od papira
- Komunikaciju s klijentima učinite bržom i lakšom te automatski generirajte svoje odgovore
- Automatskim kreiranjem verzija dokumenata pratite njihove preinake
- Omogućite si mobilnost
- Povećajte sigurnost informacija
- Povežite svoj ERP/CRM sustav
- Automatski pohranjujte i indeksirajte e-mail poruke
Jednostavna pohrana informacija i dokumenata koje su kreirali korisnici mogu se lako spremiti u sustav Therefore™ iz: stolnih skenera, multifunkcijskih pisača, pomoću Drag & Drop metode ili kroz podržane aplikacije treće strane.Dokumenti se mogu ineksirati pomoću: crtičnih kodova, 2D bar kodova ili korištenjem zonskog OCR-a.
Indeksni podaci mogu se ekstrahirati izravno iz sadržaja dokumenta prilikom spremanja u Therefore™ pomoću profila indeksiranja. Podržane aplikacije uključuju mnoge Microsoft® Office aplikacije kao što su Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Ova značajka dolazi standardno uz svaku instalaciju Therefore™ i može pomoći zaposlenicima da uštede vrijeme i smanje pogreške pri indeksiranju.
Pretraživanje i uređajivanje dokumenata
Therefore™ sustav uključuje samostalnu aplikaciju za pretraživanje, nazvanu Navigator. Pretraživanje se može izvršiti različitim metodama ovisno o preferencijama korisnika. Opcije uključuju: pretraživanje cijelog teksta, pretraživanje unutar Windows® Explorera korištenjem prikaza stabla, pretraživanje korištenjem kategorija dokumenata i oznaka i relacijsko pretraživanje korištenjem međukategorijskih i povezanih pretraživanja. Česta pretraživanja mogu se spremiti kao predlošci i također kao favoriti.
Nakon što se pronađe željeni dokument, Therefore™ Viewer omogućuje pregled više od 400 vrsta dokumenata, čak i kada odgovarajuća aplikacija nije instalirana na korisničkom računalu. Na primjer, crtež AutoCAD®-a može se pregledavati korištenjem Thenover™ Viewera, čak i kada AutoCAD® nije instaliran.
Therefore™ nudi stabilno i potpuno rješenje za sigurno i praktično uređivanje vaših dokumenata. Uz Therefore™ suradnja je lakša zahvaljujući značajci prijave i odjave koja sprječava više korisnika da istovremeno mijenjaju dokument. Naravno, dok jedna osoba uređuje dokument, drugi ga još uvijek mogu vidjeti. Dokumenti se mogu odjaviti za uređivanje, a zatim uređivati u aplikaciji treće strane instaliranoj na korisničkom računalu. Nakon što se dokument završi s uređivanjem, može se prijaviti. Komentari za prijavu mogu biti izborni ili obavezni da brzo obavijeste druge kolege koje su promjene prethodno napravljene.
Označavanje TIFF i PDF datoteka moguće je izravno u pregledniku Then Viewer. Therefore™ Workflow funkcionalnost dolazi standardno uz kupnju Therefore™ Business Edition. Korištenjem radnih tijekova uobičajeni poslovni procesi mogu se automatizirati i standardizirati kako bi se povećao nadzor, kontrola i brzina kojom se zadaci izvršavaju.
